Als een medewerker ziek uit dienst gaat, blijft een werkgever financieel verantwoordelijk voor de loondoorbetaling en re-integratiekosten tot maximaal twee jaar na de eerste ziektedag. Daarna kunnen er via de WGA nog jaren aanvullende lasten volgen in de vorm van gedifferentieerde premies. De totale kosten van één verzuimgeval lopen daardoor al snel op tot tienduizenden euro’s. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over verzuimkosten berekenen en wat je als werkgever kunt doen om deze kosten te beperken.
Welke kosten blijven doorlopen als een medewerker ziek uit dienst gaat?
Wanneer een medewerker ziek uit dienst gaat, stopt de arbeidsovereenkomst, maar de financiële verplichtingen voor de werkgever houden niet op. De werkgever blijft verantwoordelijk voor de loondoorbetaling gedurende de periode dat de medewerker nog in dienst is én voor de re-integratiekosten tot het einde van de wettelijke wachttijd van twee jaar.
Concreet gaat het om de volgende kostenposten:
- Loondoorbetaling: Gedurende maximaal twee jaar ben je als werkgever verplicht minimaal 70% van het loon door te betalen, waarbij het eerste jaar vaak contractueel op 100% staat.
- Re-integratiekosten: Denk aan begeleiding door een bedrijfsarts, arbeidsdeskundige, re-integratiebureau of psycholoog.
- Vervanging en productiviteitsverlies: Iemand die uitvalt moet vaak vervangen worden, wat extra wervings- en inleenkosten met zich meebrengt.
- WGA-premie: Als de medewerker na twee jaar in de WGA terechtkomt, betaal je als eigenrisicodrager of via de gedifferentieerde premie nog jaren mee aan de uitkering.
- Administratieve en juridische kosten: Denk aan loonsancties bij onvoldoende re-integratie-inspanning of conflicten rondom de ziekmelding.
Veel werkgevers onderschatten deze doorlopende verplichtingen. De kosten lopen niet automatisch af op het moment dat de medewerker uit dienst treedt.
Hoe lang is een werkgever verantwoordelijk na ziek uit dienst?
Een werkgever blijft verantwoordelijk voor een zieke medewerker tot maximaal twee jaar na de eerste ziektedag, ook als de medewerker tussentijds uit dienst gaat. Dit wordt de wettelijke loondoorbetalingsverplichting genoemd. Na die twee jaar neemt het UWV de verantwoordelijkheid over via een WIA-uitkering.
Een belangrijk aandachtspunt: de einddatum van de arbeidsovereenkomst en de einddatum van de loondoorbetalingsperiode zijn twee verschillende dingen. Als een tijdelijk contract afloopt terwijl de medewerker ziek is, eindigt het dienstverband, maar de loondoorbetalingsplicht loopt door tot het einde van de twee jaar. Dit geldt ook voor de re-integratieverplichtingen.
Daarnaast geldt dat als je als werkgever eigenrisicodrager bent voor de WGA, je financieel verantwoordelijk kunt blijven voor de uitkering van een (ex-)medewerker tot maximaal tien jaar na de WIA-toekenning. Dat maakt de langetermijnplanning rondom verzuimkosten berekenen extra relevant voor grotere organisaties.
Wat is het verschil tussen WIA, WGA en IVA voor werkgevers?
WIA staat voor Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen en is de overkoepelende wet die van toepassing is na twee jaar ziekte. Binnen de WIA zijn er twee regelingen: de WGA (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten) voor mensen die gedeeltelijk of wisselend arbeidsongeschikt zijn, en de IVA (Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten) voor mensen die volledig en duurzaam arbeidsongeschikt zijn.
Voor werkgevers maakt dit onderscheid een groot financieel verschil:
- WGA: De werkgever draagt via de gedifferentieerde WGA-premie bij aan de uitkering. Als eigenrisicodrager betaal je de WGA-uitkering zelf en ben je verantwoordelijk voor re-integratie van de ex-medewerker.
- IVA: De IVA wordt volledig door het UWV gefinancierd. Voor werkgevers zijn de financiële gevolgen bij een IVA-toekenning daardoor beperkter dan bij een WGA-uitkering.
In de praktijk is de WGA de meest voorkomende en kostbaarste uitkomst voor werkgevers. Juist bij psychische klachten, waarbij herstel soms langzamer verloopt, is de kans op een WGA-uitkering groter. Dat maakt vroegtijdige interventie bij dit type verzuim extra waardevol.
Wat zijn de gemiddelde totale kosten van één verzuimgeval?
De totale kosten van één verzuimgeval zijn moeilijk exact te berekenen, maar lopen bij langdurig verzuim al snel op tot meerdere tienduizenden euro’s. Daarbij tellen niet alleen de directe loonkosten mee, maar ook de indirecte kosten zoals productiviteitsverlies, begeleiding en eventuele WGA-premies.
Een handige manier om verzuimkosten te berekenen is door onderscheid te maken tussen directe en indirecte kosten:
- Directe kosten: Loondoorbetaling (70 tot 100% van het salaris gedurende twee jaar), kosten bedrijfsarts, re-integratietrajecten en eventuele loonsancties van het UWV.
- Indirecte kosten: Verlies van productiviteit, kosten van tijdelijke vervanging, extra druk op collega’s, en de impact op de werksfeer en teamdynamiek.
- Langetermijnkosten: WGA-premies die na de twee jaar kunnen doorlopen, afhankelijk van de uitkomst van de WIA-beoordeling.
Bij verzuim door psychische klachten geldt dat de gemiddelde uitvalperiode langer is dan bij fysieke klachten. Dit maakt de totale kostenpost bij dit type verzuim structureel hoger. Vroegtijdig ingrijpen verlaagt niet alleen het menselijk leed, maar heeft ook een directe impact op de totale verzuimkosten.
Hoe voorkom je dat een medewerker ziek uit dienst gaat?
Je voorkomt dat een medewerker ziek uit dienst gaat door vroeg te signaleren, snel te handelen en de juiste begeleiding in te zetten. Hoe eerder psychische klachten worden opgepakt, hoe groter de kans op volledig herstel en terugkeer naar werk. Wachten vergroot de kans op langdurig verzuim en uiteindelijk uitval.
Praktische stappen die je als werkgever kunt zetten:
- Signaleer vroeg: Train leidinggevenden om gedragsveranderingen, overbelasting en stresssignalen te herkennen voordat iemand uitvalt.
- Bied laagdrempelige hulp aan: Preventieve gesprekken of kortdurende coaching verlagen de drempel voor medewerkers om hulp te zoeken.
- Schakel snel de juiste expertise in: Bij psychische klachten is een werkpsycholoog voor werkgevers een relevante keuze naast de bedrijfsarts.
- Houd het contact warm: Regelmatig contact met een zieke medewerker, zonder druk, bevordert de betrokkenheid en het herstelproces.
- Werk samen met alle betrokkenen: Bedrijfsarts, leidinggevende en HR moeten op één lijn zitten over het re-integratieplan en de doelstellingen.
Preventie loont. Medewerkers die tijdig worden geholpen, herstellen sneller en keren vaker terug naar hun eigen functie. Dat bespaart niet alleen kosten, maar behoudt ook waardevolle kennis en ervaring binnen de organisatie.
Wanneer schakel je een werkpsycholoog in bij dreigend verzuim?
Je schakelt een werkpsycholoog in zodra een medewerker signalen vertoont van overbelasting, stress of psychische klachten, ook als er nog geen formele ziekmelding is. Juist in die vroege fase is de kans op snel herstel het grootst. Wachten tot iemand officieel uitvalt maakt het traject langer en duurder.
Concrete momenten waarop inschakelen zinvol is:
- Een medewerker meldt zich vaker kortdurend ziek zonder duidelijke lichamelijke oorzaak.
- Een leidinggevende signaleert veranderingen in gedrag, motivatie of concentratie.
- Een medewerker geeft zelf aan moeite te hebben met werkdruk of privéomstandigheden.
- Er is sprake van een dreigend conflict op de werkvloer of een ingrijpende organisatieverandering.
- Een medewerker staat op een wachtlijst voor specialistische zorg en heeft in de tussentijd ondersteuning nodig.
Hoe wij helpen bij het voorkomen van verzuimkosten
Wij helpen werkgevers, HR-managers en leidinggevenden om psychisch verzuim aan te pakken voordat het escaleert. Onze aanpak is gericht op snel en duurzaam herstel van functioneren, in nauw overleg met de bedrijfsarts en alle andere betrokken partijen. Zo weet iedereen waaraan gewerkt wordt en blijven er geen verrassingen.
Wat wij bieden:
- Geen wachtlijsten: We starten snel, zodat herstel niet onnodig vertraagt.
- Evidence-based methoden: Onze psychologen werken met bewezen methoden zoals RET, EMDR, ACT en mindfulness, afgestemd op de situatie van de medewerker.
- Preventieve stresscoaching: Voor medewerkers die stress ervaren maar nog niet zijn uitgevallen, bieden we kortdurende online gesprekken aan als laagdrempelige interventie.
- Transparante samenwerking: We communiceren actief met werkgever en bedrijfsarts gedurende het hele traject.
- Kosteneffectief: De investering is vaak minder dan een half maandsalaris, terwijl het herstel gemiddeld minstens vier weken sneller verloopt.
Wil je weten hoe we kunnen helpen bij een specifieke situatie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende intake.
Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.
