De zomervakantie staat voor de deur. Verlofaanvragen zijn maanden geleden al goedgekeurd, de agenda loopt langzaam leeg en de eerste collega’s tellen de dagen af.
Tenminste… dat is de bedoeling.
Want hoewel de koffers misschien al bijna klaarstaan, zijn veel leidinggevenden in gedachten nog volop aan het werk. Niet omdat ze dat graag willen, maar omdat het lastig kan zijn om verantwoordelijkheid los te laten. Zeker wanneer je gewend bent het overzicht te houden, beslissingen te nemen en het aanspreekpunt te zijn voor je team.
Juist daarom begint vakantie niet pas op het moment dat je de voordeur achter je dichttrekt, maar al weken eerder.
Misschien herken je het wel. Er spoken allerlei gedachten door je hoofd.
- Heb ik alles afgerond?
- Weet iedereen wat hij of zij moet doen?
- Wat gebeurt er als er iets misgaat?
- Moet ik toch bereikbaar blijven?
Dat zijn heel normale vragen. Ze zeggen niet alleen iets over jou als leidinggevende, maar ook over de betrokkenheid die je voelt bij je werk. Tegelijkertijd kunnen ze ervoor zorgen dat je vakantie eigenlijk al begint met onrust.
Een goede voorbereiding draait daarom niet alleen om het afronden van werkzaamheden. Minstens zo belangrijk is dat verwachtingen helder zijn. Voor jezelf, voor je collega’s én voor de mensen met wie je op vakantie gaat.
Want als jij hebt afgesproken dat je alleen in noodgevallen bereikbaar bent, maar niemand weet wat een noodgeval eigenlijk is, dan is de kans groot dat je telefoon alsnog gaat.
Liever twee keer vooraf iets extra bespreken dan gebeld worden terwijl je net lekker met je voeten in het zand zit.
Een overdracht hoeft niet ingewikkeld te zijn. Soms is een mail voldoende. Soms is een gesprek veel waardevoller, juist omdat collega’s nog vragen kunnen stellen. Hoe complexer het werk, hoe belangrijker het wordt dat mensen elkaar écht begrijpen.
Sta daarom eens stil bij een paar vragen.
- Wat maakt het voor jou lastig om je werk los te laten?
- Heb je voldoende vertrouwen dat je team het redt zonder jou? Zo niet, waardoor komt dat?
- Welke afspraken moeten nog gemaakt worden voordat je met een gerust gevoel kunt vertrekken?
- Is voor iedereen duidelijk wanneer je wel en niet bereikbaar bent?
- Hebben collega’s voldoende ruimte gehad om vragen te stellen voordat je vertrekt?
Er bestaat geen perfecte vakantievoorbereiding. Er bestaat ook geen perfecte leidinggevende. Maar hoe beter je vooraf nadenkt over de verwachtingen, hoe groter de kans dat je tijdens je vakantie echt kunt herstellen.
En uiteindelijk is dat precies waar vakantie voor bedoeld is.
